Wir kennen das alle oder haben zumindest davon geträumt. Unsere Lieblingsband kündigt eine Tour an, unser Team erreicht das Finale oder das Festival-Line-up wird bekannt und plötzlich steht eine Reise im Kalender, die wir nicht geplant hatten. Die Stadt haben wir nicht gewählt und die Termine lassen sich nicht verschieben. Reisen zu Veranstaltungen unterscheiden sich von normalen Reisen dadurch, dass Ort und Datum für uns feststehen. Alles andere drum herum zu organisieren, ist unsere Aufgabe.
Eine Reise rund um eine Veranstaltung zu planen, ist meist schwieriger als eine normale Reiseplanung, schlicht weil Scharen von Menschen ihre Reisen für genau dieselben Tage planen. Es kann etwas mehr Aufwand bedeuten, aber eine Veranstaltung kann auch der Ausgangspunkt einer tollen Reise an einen Ort sein, den du sonst vielleicht nie besucht hättest.
Schritt 1: Sichere dir zuerst das Ticket, plane aber mehr als nur die Veranstaltung
Das Ticket für die Veranstaltung ist natürlich der erste Kauf, denn ohne es gibt es keine Reise. Hast du es, lohnt es sich, an mehr als nur die Veranstaltung selbst zu denken. Du zahlst ohnehin für Flüge und Unterkunft, also ist es sinnvoll, möglichst viel aus der Reise herauszuholen, es sei denn, du willst einfach kurz vor der Veranstaltung einfliegen und am Tag danach wieder abreisen. Das klingt zwar nach der effizientesten Lösung, aber ein Puffer ist in solchen Fällen schön, denn du willst nicht den einzigen Grund deiner Reise verpassen, falls dein Flugzeug Verspätung hat.
Bevor du etwas anderes buchst, sieh dir die Tage rund um die Veranstaltung an. Hast du Zeit und Budget, einen oder zwei Tage davor, danach oder beides anzuhängen? Schon ein zusätzlicher Tag kann die Reise komplett verändern. Du kommst entspannt an, statt vom Flughafen direkt zur Veranstaltungsstätte zu hetzen und siehst tatsächlich etwas von der Stadt, die du besuchst.
Schritt 2: Buche Unterkunft und Flüge früh, denn die Preise bei Veranstaltungen kennen nur eine Richtung
Das Knifflige an Eventreisen ist, dass du genau dieselbe Reise planst wie Tausende andere und zwar für genau dieselben Tage. Unterkünfte in der Nähe eines großen Konzerts, eines Finales oder eines Festivals sind schnell ausverkauft und die Preise steigen dabei. Ein Hotelzimmer, das an einem gewöhnlichen Wochenende normal kostet, kann das Doppelte oder Dreifache kosten, wenn die Tour in die Stadt kommt. Je näher das Datum rückt, desto weniger und schlechter werden die Optionen.
Sobald das Ticket gesichert ist, buche also Unterkunft und Transport so früh, wie es realistisch möglich ist. Es lohnt sich auch, etwas weiter weg von der Veranstaltungsstätte zu schauen. Wer ein paar Haltestellen entfernt übernachtet, spart oft deutlich Geld und verlängert die Fahrt nur um ein paar Minuten. Prüfe aber unbedingt, wie du nach dem Ende der Veranstaltung zurückkommst. In manchen Städten stellt der Nahverkehr früher als erwartet den Betrieb ein und du willst das nicht um Mitternacht herausfinden, wenn alle gleichzeitig versuchen, ein Uber zu bekommen.
Schritt 3: Kalkuliere realistisch, nicht optimistisch
Eventreisen sind meist teurer als ein normaler Städtetrip an denselben Ort und es ist besser, das vorher zu akzeptieren, als unterwegs überrascht zu werden. Neben dem Ticket selbst gibt es den Aufpreis für die Unterkunft, Essen und Getränke zu Preisen der Veranstaltungsstätte und möglicherweise Merchandise. Auch der Transport am Veranstaltungstag kann mehr kosten als sonst, denn alle anderen haben dieselbe Idee zur selben Zeit und Fahrdienst-Apps rechnen bei hoher Nachfrage oft mit Preisaufschlägen ab.
Das muss dir den Spaß nicht verderben. Du musst dich nur vorher damit abfinden, bei dieser besonderen Reise etwas mehr auszugeben. Um ein realistisches Bild davon zu bekommen, was du zahlen wirst, versuche, die gesamte Reise vorab mit einem Preis zu versehen, von Flügen und Unterkunft über den Veranstaltungsabend selbst bis zu den Tagen drumherum. Zu wissen, was dich erwartet, ist viel besser, als sich auf der Reise ständig Sorgen um die Ausgaben zu machen.
Schritt 4: Plane den Veranstaltungstag selbst
Der Veranstaltungstag braucht ein wenig eigene Logistikplanung. Wann öffnen die Türen und wann willst du tatsächlich dort sein? Wie kommst du zur Veranstaltungsstätte und danach wieder weg, wenn Zehntausende dasselbe versuchen? Ist dein Ticket auf dem Handy? Wenn ja, hält der Akku den Tag durch oder solltest du eine Powerbank mitbringen? Was darfst du mitnehmen und was beschlagnahmt die Einlasskontrolle?
Fünfzehn Minuten Lesezeit auf der Infoseite der Veranstaltungsstätte beantworten das meiste davon. Das ist nicht der schönste Teil der Reiseplanung, aber es hilft dir, entspannt anzukommen und bewahrt dich vor vermeidbarem Stress. Es ist auch eine gute Idee, den Rest des Tages locker zu planen. Ein vollgepacktes Sightseeing-Programm vor einem fünfstündigen Festivalabend klingt vielleicht effizient, wird dich aber höchstwahrscheinlich erschöpfen, bevor das Hauptereignis überhaupt beginnt.
Schritt 5: Baue den Rest der Reise um die Veranstaltung herum auf
Jetzt kommt der spaßige Teil, die Tage rund um die Veranstaltung. Du kennst das Wo und das Wann schon, also bleibt nur noch zu entscheiden, wie diese zusätzlichen Tage aussehen sollen. Vielleicht ist in der Gaststadt genug los, um dich zu beschäftigen und zu unterhalten. Oft ist die Stadt der Veranstaltung aber eher ein Ausgangspunkt und ein Tagesausflug oder ein zweiter Stopp in der Nähe macht aus der Eventreise einen richtigen Urlaub.
Was das Reiseziel der Veranstaltung zu bieten hat, findest du heraus, indem du über die Suchleiste oben auf der Seite die Infoseite bei travelfilters aufrufst, dort steht alles, was du wissen musst.
Schritt 6: Sichere die Reise gegen das ab, was du nicht kontrollieren kannst
Eventreisen bergen ein Risiko, das normale Reisen nicht haben. Tourneen werden verschoben, Spiele verlegt und Festivals fallen gelegentlich wegen des Wetters oder aus anderen Gründen aus. Deine Flüge und Hotelbuchungen werden in so einem Fall nicht automatisch erstattet. Prüfe vor der Buchung also die Erstattungs- und Umbuchungsbedingungen von allem, nicht nur des Veranstaltungstickets. Eine Unterkunft mit kostenloser Stornierung zu buchen, kostet etwas mehr, gibt dir aber viel Flexibilität. Je nach Preis der gesamten Reise kann auch eine Reiseversicherung einen Blick wert sein, die bei Absage der Veranstaltung greift.
Das Ticket liefert den Grund zu reisen, der Rest der Reise liegt bei dir
Eine Eventreise beginnt mit weniger Freiheit als eine normale, denn das Wo und das Wann bekommst du mit dem Ticket vorgegeben. Alles andere liegt aber weiterhin bei dir und deine Entscheidungen bestimmen, ob daraus ein stressiger Hin-und-weg-Einsatz oder ein kleiner Urlaub wird.
Plane alles so früh wie möglich. Es bringt nichts, bei Flügen, Bahntickets und Hotelaufenthalten rund um eine große Veranstaltung auf ein besseres Angebot zu warten. Du bist in einem Rennen gegen alle anderen und je früher du anfängst, desto mehr Optionen hast du.
